Schichtplan-Vorlage für die Pflege: 6 Touren, SGB-V/XI, Selbstpflege
Wer in der Pflege arbeitet, weiss: der Schichtplan steht nicht für sich. Er hängt zusammen mit Klient:innen-Daten, Pflegeleistungen, Übergaben, und der Frage ob du diese Woche noch zur eigenen Wundkontrolle kommst.
Drei Jahre Pflege, davon zwei in der Geriatrie, eines in einer ambulanten Tagespflege. In dieser Zeit habe ich Schichtpläne auf Excel, auf einer alten Telegram-Gruppe, auf einer Stempelkarte und einmal auf der Innenseite eines Kittelärmels gesehen.
Keine dieser Lösungen war ein Problem für sich. Das Problem war: keiner sieht den Schichtplan UND die Pflegeleistung UND die Tour-Reihenfolge UND die eigene Erschöpfung gleichzeitig. Aber genau diese vier Sachen entscheiden, ob die nächste Schicht gut oder kaputt wird.
Was eine gute Schichtplan-Vorlage für die Pflege können muss
1. Sechs Tour-Slots, nicht „Früh/Spät/Nacht"
Klassisches Schichtdenken („Frühschicht 6-14 Uhr") greift in der ambulanten Pflege nicht. Du hast Touren: Früh (5:30-9), Vormittag (9-12), Mittag (12-14), Nachmittag (14-17), Abend (17-21), Nacht (21-5:30). Die Vorlage arbeitet mit diesen sechs Slots — eine Klient:innen-Karte rutscht in den passenden Slot, fertig.
2. SGB-V- und SGB-XI-Leistungen vorgeschlagen
Beim Anlegen eines Klienten gibst du den Pflegegrad ein. Die Vorlage schlägt automatisch die häufigsten Leistungen vor: Medikation (V), Insulin (V), Wundversorgung (V), Grundpflege (XI), Hauswirtschaft (XI), § 37.3-Beratung (XI). Du klickst weg was nicht passt. Sparzeit pro Klient: 4-6 Minuten.
3. Übergabe-Karte mit Foto-Option
Übergaben passieren mündlich, schriftlich, manchmal auf Klebezetteln. Die Vorlage hat pro Klient eine Übergabe-Sektion, die der nächste Kollege beim Antippen einer Karte sofort sieht — inklusive Foto-Upload (Wunde, Hautstelle, Medikamentenplatz).
4. Selbstpflege-Tracker
Das war der Teil den ich nicht eingebaut hätte, wenn meine Schichtleiterin nicht gemurrt hätte. Mehrschicht macht müde, und müde Pflegekräfte machen Fehler. Die Vorlage trackt vier Werte täglich: Schlaf (Stunden), Sport (ja/nein), Essen (warm/kalt/ausgelassen), Pause (echt/im-laufen). Nach 14 Tagen siehst du Muster: dass deine Spätschicht-Wochen IMMER mit kalten Mahlzeiten enden, zum Beispiel. Dann kannst du was daran ändern.
Für wen ist die Vorlage
- Pflegekräfte in der stationären Altenpflege
- Examinierte in der ambulanten Pflege (privat oder über Pflegedienst)
- Auszubildende ab dem 2. Lehrjahr — als Anleitungstool für Bezugspflege
- Wohnbereichsleitungen die eine ehrliche Übersicht über ihr Team haben wollen
Nicht für: Großeinrichtungen mit eigenem ERP-System. Da seid ihr schon weiter als jede Notion-Vorlage.
Was ist in der Vorlage konkret drin
- 6 Tour-Slots pro Tag mit Kartensystem (Drag-and-Drop)
- Klient:innen-Datenbank mit Pflegegrad, Stammdaten, Notfallkontakt, Medikamentenplan
- Leistungs-Datenbank mit SGB-V- und SGB-XI-Vorschlägen pro Pflegegrad
- Übergabe-System mit Foto-Upload
- Selbstpflege-Tracker mit 14-Tage-Trend
- 5 Beispiel-Klient:innen aus realen Pflege-Kontexten (anonymisiert)
- § 37.3-Beratungs-Protokoll-Vorlage
"Hab in zwei Jahren stationärer Geriatrie gelernt, dass Schichtplan ohne Selbstpflege-Tracker = brennende Pflegekraft in 6 Monaten. Diese Vorlage existiert weil ich's nochmal anders machen würde." — Markus Meyer
Was kostet das
€19 einmalig. Du brauchst nur einen kostenlosen Notion-Account. Sofort nach Kauf bekommst du den Duplicate-Link — die Vorlage gehört dann dir, inklusive aller zukünftigen Updates.
FAQ: Notion-Schichtplan für die Pflege
Ist die Vorlage DSGVO-konform?
Notion ist ein US-Anbieter. Die Vorlage selbst speichert keine Klient:innen-Daten — du befüllst sie in deinem eigenen Workspace. Für die Verwendung in einem Pflegedienst-Kontext mit echten Daten musst du mit deiner Datenschutzbeauftragten klären, ob Notion als Sub-Auftragsverarbeiter zulässig ist. Für persönliche Schichtplanung (eigene Touren, keine fremden Daten) ist DSGVO meist nicht relevant.
Funktioniert die Vorlage auf dem Smartphone?
Ja. Notion hat eine sehr gute Mobile-App (iOS + Android). Du kannst Touren direkt auf der Schicht abhaken, Fotos aufnehmen und Übergaben tippen. Internet-Verbindung brauchst du fürs Sync, offline ist Notion mittlerweile auch verlässlich.
Kann ich die Vorlage mit meinem Team teilen?
Ja, im eigenen Workspace. Du kannst Kolleg:innen einladen, die dann Touren sehen oder editieren können (je nach Berechtigung). Die Lizenz ist persönlich — Teamlizenzen für ganze Pflegedienste auf Anfrage.